香港公司遵從法規(guī)常見問題-年審方面的合規(guī)問題要特別注意！

香港公司合規(guī)的重要性在之前的推文已經(jīng)強調(diào)過很多次了，但總有客戶表示不理解，此文以香港公司合規(guī)內(nèi)容常遇到的年審為例，結(jié)合香港注冊處的指引以及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，讓香港公司的股東、董事和實益人有一個更全面的認(rèn)識。

 

詳情

 

1. 我的公司已獲發(fā)公司注冊∕非香港公司注冊證明書。公司注冊后是否須要向公司注冊處交付文件？

 

是，公司在享有以有限法律責(zé)任經(jīng)營業(yè)務(wù)的好處之余，必須遵從《公司條例》（香港法例第622章）的規(guī)定，包括按時向公司注冊處處長（「處長」）披露和申報有關(guān)公司、其高級人員和股東等的資料，以及這些資料的更改。這些處長備存的資料會供公眾人士查閱，以便他們獲得公司的最新資料

 

2. 我的公司只是一間小型公司，而我并不熟悉《公司條例》，特別是交付文件的規(guī)定。我可以在哪里找到這方面的資料？

 

你可瀏覽律政司的電子版香港法例，參閱《公司條例》(香港法例第622章)的詳情。公司及其高級人員(包括董事和公司秘書)須負(fù)責(zé)公司事務(wù)，并應(yīng)盡力履行《公司條例》所訂的法定責(zé)任。他們應(yīng)作出適當(dāng)安排，以認(rèn)識公司法，確保遵從法規(guī)。如你對條例的規(guī)定有任何疑問，你應(yīng)征詢獨立的法律或?qū)I(yè)意見。

 

本處印制了多款資料小冊子，包括公司注冊成立后須交付的申報表，作為一般指引，以協(xié)助小型公司和公司的高級人員了解其責(zé)任以遵從交付文件的規(guī)定。請參閱本處網(wǎng)站的「刊物」-「資料小冊子」一欄。

 

3. 什么是周年申報表？

 

周年申報表是一份具指明格式的申報表，載列截至申報表制備日期為止的公司資料，例如注冊辦事處地址、股東、董事和公司秘書的資料。

 

4. 根據(jù)《公司條例》注冊的公司何時須要交付周年申報表登記？

 

本地私人公司須就每一年(成立為法團(tuán)當(dāng)年除外)于成立為法團(tuán)之周年日后的42日內(nèi)，交付周年申報表登記。

 

其他本地公司則須于公司的申報表日期后的42日內(nèi)交付周年申報表登記。申報表日期視乎公司的類別而定。詳情請參閱本處網(wǎng)站的「常見問題」- 「本地有限公司」- 「周年申報表」。

 

注冊非香港公司則須于公司在香港注冊的每個周年日后的42日內(nèi)，交付周年申報表登記。

 

5. 逾期交付周年申報表有什么后果？

 

本地有股本的公司、擔(dān)保有限公司及注冊非香港公司逾期交付周年申報表，須繳交較高的登記費用，請參閱逾期交付周年申報表須繳交的登記費用。此外，未有或逾期交付周年申報表的公司及其每名責(zé)任人各可被檢控，一經(jīng)定罪，可被處以失責(zé)罰款。

 

6.如果我未能確定何時到期交付公司的周年申報表，應(yīng)怎么辦？

 

如你未能確定交付周年申報表的到期日，可利用交付周年申報表限期計算器計算到期日。(注意：交付周年申報表限期計算器只適用于有股本的私人公司及注冊非香港公司。)

 

7.公司注冊處處長會否在法院發(fā)出傳票前，就公司未有交付周年申報表而發(fā)出任何通知或催辦信？

 

公司及其高級人員均有責(zé)任遵從《公司條例》的相關(guān)規(guī)定交付文件，包括于訂明的42日時限內(nèi)交付周年申報表。公司注冊處處長亦已采取多項措施，促進(jìn)公司遵從法規(guī)。有關(guān)交付文件的一般規(guī)定及程序指引的資料小冊子，可參閱本處網(wǎng)頁「「刊物」-「資料小冊子」」一欄。此外，當(dāng)公司注冊成立后，本處會在「公司注冊證明書」夾附「遵從《公司條例》及《商業(yè)登記條例》」資料小冊子，提醒公司、董事及其他負(fù)責(zé)人須履行法律責(zé)任。

 

8.什么是「周年申報表e提示」服務(wù)？

 

「周年申報表e提示」服務(wù) (「e提示服務(wù)」) 是本處在注冊易免費提供的一項簡單易用的服務(wù)。提示公司交付周年申報表的電子通知書會由系統(tǒng)發(fā)送到用戶的信息匣及登記電郵地址。用戶可即時點擊通知書內(nèi)的超連結(jié)接達(dá)注冊易，以電子方式提交周年申報表（電子表格NAR1或NN3）。

 

任何已經(jīng)在注冊易登記成為公司用戶的下列類別的公司，會自動收到提示公司交付周年申報表的電子通知書：

 

本地私人公司；

 

本地公眾公司或擔(dān)保有限公司(如公司注冊處已備存公司的會計參照期的紀(jì)錄)；及

 

注冊非香港公司。

 

任何已經(jīng)在注冊易登記的個人用戶，可就與其建立了用戶聯(lián)系的公司用戶，免費訂用e 提示服務(wù)，以收取提示有關(guān)公司交付周年申報表的電子通知書。

 

如屬本地私人公司或注冊非香港公司，系統(tǒng)會分別于公司成立為法團(tuán)或公司在香港注冊的周年日當(dāng)日發(fā)送電子通知書。

 

如屬本地公眾公司或擔(dān)保有限公司，訂戶會于以下日期收到電子通知書：

 

訂戶于訂用e提示服務(wù)時所指明的日期當(dāng)日；或

 

如公司注冊處已備存該公司的會計參照期的紀(jì)錄，于公司的周年申報表的結(jié)算日期當(dāng)日，即會計參照期結(jié)束后的6個月(公眾公司)或9個月(擔(dān)保有限公司)(以適用者為準(zhǔn))。

 

9. 如果我每年都按時交付公司的周年申報表，我是否已盡了本分？

 

除了交付周年申報表外，已注冊的公司還須按照《公司條例》各項條文的規(guī)定，將其他法定文件交付公司注冊處處長登記。公司及其董事、公司秘書或經(jīng)理必須確保公司嚴(yán)格遵從《公司條例》的規(guī)定，向公司注冊處交付法定申報表。你可登入律政司的電子版香港法例，閱覽《公司條例》（香港法例第622章）全文。

 

10.我是一間有限公司的董事/公司秘書，如果我的公司未有向公司注冊處處長交付文件，我是否須要負(fù)責(zé)？

 

公司如未有遵從《公司條例》的規(guī)定，公司及其每名責(zé)任人(包括：每名董事、公司秘書及經(jīng)理)可被檢控，一經(jīng)定罪，可被處失責(zé)罰款。

 

11. 我接到法院的傳票，控告我的公司未有按照《公司條例》交付或逾期交付法定申報表(例如周年申報表)。我現(xiàn)在應(yīng)怎么辦？

 

公司未有或逾期交付法定申報表存檔，即屬違反《公司條例》的有關(guān)條文，如被定罪，可被處罰款及按日計算的失責(zé)罰款。如你仍未交付尚欠的申報表，便應(yīng)立即交付，并繳付所須的登記費用。法院在處以按日計算的失責(zé)罰款時會加以考慮，并以申報表的存檔日期判定失責(zé)的日數(shù)。此外，公司亦須委派獲正式授權(quán)的代表出庭應(yīng)訊，該代表須攜帶妥為簽立的授權(quán)書。擬備授權(quán)書須采用公司的專用信箋，由獲公司授權(quán)人士簽署并蓋上公司印章。

 

12. 接獲法院的傳票后，我已立即交付尚欠的周年申報表，并繳付較高的登記費用。傳票會否撤回？我仍然需要出庭嗎？

 

雖然公司在聆訊日期前交付了尚欠的周年申報表，但針對有失責(zé)行為的公司發(fā)出的傳票是不會撤回的。即使公司在聆訊日期前已補交尚欠的周年申報表，也不能因此獲寬免未有根據(jù)《公司條例》第662(6)條交付申報表的罪責(zé)。不過，法庭在處以刑罰時，會以此判定失責(zé)日數(shù)，并作為求情理由加以考慮。至于較高的周年申報表登記費，則是《公司(費用)規(guī)例》(第622K章)附表1所訂明的登記費用。

 

公司仍須委派代表，并攜帶妥為簽立的授權(quán)書出庭應(yīng)訊。

 

13. 如公司已交付尚欠的申報表，法院會否處以罰款？若會，罰款額是多少？

 

若法院裁定公司有罪，便會處以罰款。罰款包括針對違反交付文件規(guī)定的罰款，以及按逾期日數(shù)計算的失責(zé)罰款?？铑~由主審的裁判官決定，并以《公司條例》及其附屬法例的有關(guān)條文及《刑事訴訟程序條例》(香港法例第221章)第113B條訂明的最高罰款額作量刑標(biāo)準(zhǔn)。未有交付周年申報表的最高定額罰款是50,000元，而按日計算的失責(zé)罰款的最高罰款額則是每日1,000元。一般來說，公眾公司和上市公司的罰款額會較私人公司為高。

 

14. 不出席有關(guān)傳票的聆訊會有什么后果？

 

如法院向某人發(fā)出傳票，但該人在沒有合理解釋的情況下不出庭聆訊，會被視作藐視法庭，并處以相應(yīng)的懲罰。因此，公司應(yīng)由獲公司以書面正式授權(quán)的代表出庭。如公司有理由未能在聆訊日期出庭，應(yīng)盡早聯(lián)絡(luò)法院另作安排。為公司本身利益想，公司宜委聘代表律師處理有關(guān)事務(wù)。如公司缺席聆訊，主控官會在有必要時，采取適當(dāng)步驟繼續(xù)進(jìn)行檢控程序。

 

15. 我的公司已被法院定罪，并處以罰款。我會收到法院發(fā)出的繳費通知書嗎？我應(yīng)該怎樣繳交罰款？到哪里繳交？

 

法院不會就罰款發(fā)出繳費通知書，你應(yīng)留意裁判官的判決書所載有關(guān)罰款金額和繳納期限的部分，并在限期之前到有關(guān)法院的收款處繳納罰款。如你就罰款詳情和繳納方法有任何問題，請致電有關(guān)法院查詢(查詢時請說明你的傳票編號)：

 

東區(qū)裁判法院：2886 6775

 

荃灣裁判法院：2412 5970

 

沙田裁判法院：2694 2257

 

16. 如我無力繳納法院判定的罰款，有什么辦法可以解決？

 

裁判官在宣判時會詢問你何時可以繳納罰款，你可以向裁判官要求延長繳納罰款的期限，或是以分期方式繳納。裁判官會視乎你的情況作出適當(dāng)決定。

 

17.公司何時須要向公司注冊處處長申報更改公司名稱？

 

公司應(yīng)在更改名稱的特別決議獲通過后的15日內(nèi)，向公司注冊處處長交付表格NNC2-「更改公司名稱通知書」及所須費用。更改名稱將由「公司更改名稱證明書」的簽發(fā)日期起生效。

 

18. 公司如沒有向公司注冊處處長申報更改公司名稱，會有什么后果？

 

公司如未有在更改名稱的特別決議獲通過后的15日內(nèi)，向公司注冊處處長申報更改名稱，公司及其每名責(zé)任人均屬犯罪，可各被處罰款，如持續(xù)失責(zé)，則可另各被處按日計算的失責(zé)罰款。

 

19. 公司注冊處處長可否指示公司更改名稱？

 

公司注冊處處長可根據(jù)《公司條例》的條文指示公司更改名稱，例如：公司的名稱與另一間已注冊的公司名稱太過相似或法院發(fā)出命令禁制公司使用其名稱或其名稱的任何部分。詳情請參閱《香港公司名稱注冊指引》的G部(pdf格式)。

 

公司接獲更改名稱指示后，須于有關(guān)指示所指明的期限內(nèi)更改名稱，并向公司注冊處處長交付表格NNC2-「更改公司名稱通知書」以申報更改名稱。

 

如不遵從公司注冊處處長所發(fā)出的指示，公司及其每名責(zé)任人均屬犯罪，可各被處罰款，如持續(xù)失責(zé)，則可另各被處按日計算的失責(zé)罰款。此外，根據(jù)《公司條例》第110條，處長可以將公司的名稱更改為公司的注冊編號。

 

20.如果我發(fā)現(xiàn)有公司違反了《公司條例》的規(guī)定，應(yīng)怎么辦？

 

如果你相信某公司或與該公司有關(guān)連的負(fù)責(zé)人違反了《公司條例》的規(guī)定，可使用關(guān)于舉報違反《公司條例》的投訴表格向本處投訴。

 

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